إنها الوحدة التي تتم من خلالها كل الإجراءات الفنية والمتخصصة التي تسهل عملية توفير وتنظيم واستخدام
  المعلومات بأوعيتها وأشكالها المختلفة كالبحث عن المعلومة من مصادرها المتعددة واختبار المناسب منها وفهرستها
 وتصنيفها وتحليلها واستخلاصها وتكشيفها وفق الأسس والنظم العلمية والفنية بغرض تهيئتها للاسترجاع السهل
 والسريع والدقيق والاستفادة منها في كل قطاعات الشركة نفسها أو من جهة خارجية وفق تنظيم استثماري معين
 ومتفق عليه بين مركز المعلومات والجهة المستفيدة . 

* أن مركز المعلومات لأي شركة هو بمثابة ذاكرة الشركة الذي تنطلق منه والذي يمدها بكل ما تحتاجه من معلومات
 في عالم اليوم ولا يمكن تصور صدور أى قرار سليم من اى شركة لا تملك مركزاً للمعلومات .

* إن تميز أي شركة يعتمد على كفاءة وديناميكية مركز المعلومات .

* إن أهمية وجود مركز للمعلومات لشركة تنشد الرقي والتطوير أصبح أيضا ضرورة اقتصادية لكافة البيانات  والمعلومات المختلفة وحفظها في مركز المعلومات لديها وتنظيمها داخل هذا المركز بحيث يعود إليها كافة القطاعات في  الشركة متى رغبوا دون أي عناء ولمئات بل آلاف المرات وعلى مدى السنين والأعوام

* لقد أصبحت مراكز المعلومات أحد الأعمدة الأساسية في تطوير مسيرة الشركات بكل وسائله وأصبح التفكير في إصدار  شركة جديدة مثلا مقرونا بإيجاد مركز معلومات تعتمد عليه للحصول على معلومات وبيانات عن الشركات الأخرى  العاملة في نفس المجال

* إن وجود مراكز للمعلومات في الشركة أمر مهم بل هو ركيزة أساسية ينبني عليها نجاح الشركة في مهماتها وفي  تحقيق أهدافها والتي منها الأخبار والتثقيف والتوجيه والتعليم والتفسير .. أهداف أي شركة لا يمكن أن تتحقق لا كلها  ولا بعضها دون وجود مركز للمعلومات تستقي منه معلوماتها ويمدها بكل صغيرة وكل كبيرة وعن كل موضوع وفي   وقت سريع ودون جهد يذكر

* مراكز المعلومات تؤدي وظائف عديدة ومهمة فهي مثلاً تقوم بتقديم المزيد من الحقائق حول الخبر .. فإذا كان الخبر  يتحدث عن إحصائيات وبيانات رقمية حول الإيرادات أو النفقات فان هذه الأرقام تفقد كل معنى لها إذا لم تقارن بمعلومات  مماثلة في عام مضى وتحت إدارة مختلفة